Personvernerklæring

Behandlingsansvarlig

Empowrd er et arrangement levert av Peak Production AS (org.nr. 922 187 969). Vi er behandlingsansvarlig for personopplysningene som samles inn i tilknytning til Empowrd. Du kan kontakte oss via kontakt@empowrd.org eller Peak Production AS, Drammensveien 130, 0277 Oslo.

Opplysninger vi behandler

Vi samler inn og bruker bare opplysninger som er nødvendige for å planlegge, gjennomføre og følge opp Empowrd. Tabellen under viser hovedaktivitetene, hvilke data som inngår og hvor lenge vi oppbevarer dem.

Oversikt over personopplysninger
Formål	Opplysninger	Rettlig grunnlag	Lagringstid
Påmelding og deltakeradministrasjon	Navn, kontaktinformasjon, stilling, virksomhet, eventuelle tilretteleggingsbehov og deltakertype.	Art. 6 (1) (b) – avtale med deg eller virksomheten du representerer.	Inntil 18 måneder etter arrangementet eller til dialogen er avsluttet.
Fakturering og økonomi	Bedriftsnavn, organisasjonsnummer, fakturaadresse, fakturareferanse, betalingsstatus.	Art. 6 (1) (c) – rettslig forpliktelse etter bokføringsregelverket.	Minimum 5 år i henhold til bokføringsloven.
Kommunikasjon og kundeservice	E-post, telefon, innhold i henvendelser, preferanser og historikk.	Art. 6 (1) (f) – berettiget interesse i å følge opp henvendelser.	Opptil 18 måneder etter siste dialog, med jevnlig gjennomgang.
Markedsføring og oppdateringer	Navn, e-post, rolle, organisasjon, tema du har vist interesse for og samtykkestatus for løpende kommunikasjon og partnerutsendelser.	Art. 6 (1) (f) – berettiget interesse; samtykke når lovpålagt.	Inntil du reserverer deg eller vi avslutter utsendelser. Historikk saneres årlig.
Nettanalyse og utvikling	IP-adresse, enhetstype, nettleser, bruks- og trafikkdata, informasjonskapsler.	Art. 6 (1) (f) – berettiget interesse i å drifte og forbedre tjenesten.	Rådata slettes eller anonymiseres innen 12 måneder.
Dokumentasjon fra arrangementet	Foto og video fra scener, stands og deltakere.	Art. 6 (1) (f) – berettiget interesse. Samtykke for nærbilder og profilering.	Inntil 3 år for markedsføring; vurderes fortløpende ved forespørsel.

Løpende kommunikasjon om Empowrd kan inneholde programoppdateringer, faglige tips og praktisk informasjon. Partnerrelatert innhold sendes på vegne av Empowrd sine partnere, begrenses til maks én e-post per måned og opphører etter juni 2026. E-postadressene dine deles ikke med tredjepart, og du kan når som helst trekke samtykket via avmeldingslenken eller ved å kontakte oss.

Formål, grunnlag og lagring

Vi dokumenterer formål, rettslig grunnlag og lagringstid for hver behandling i protokollen vår. Oversikten over samsvarsmekanismer gjennomgås minst én gang i året og ved vesentlige endringer i arrangementet.

Dersom vi ønsker å bruke opplysninger til nye formål, informerer vi deg først og innhenter nytt samtykke der det kreves.

Opplysninger deles bare med leverandører som hjelper oss å levere Empowrd. Vi inngår databehandleravtaler, vurderer sikkerheten hos leverandørene og sikrer at eventuell overføring utenfor EU/EØS er basert på gyldige overføringsgrunnlag.

Netthosting og infrastruktur: Vercel Inc. leverer hosting av nettsiden. Data lagres i Vercels EU-region, med standard kontraktsklausuler ved eventuell overføring til USA.
Påmelding og eventadministrasjon: Tappin AS håndterer deltakerregistrering, innsjekk og kommunikasjonslister knyttet til arrangementet.
Betalingsløsning: Stripe Payments Europe, Limited behandler kortbetalinger og lagrer betalingssikkerhetsdata i henhold til PCI DSS.
Skjemahåndtering og dokumentlagring: Google Ireland Limited (Google Workspace) brukes til å lagre skjemasvar, interne dokumenter og e-post.
Regnskap og faktura: Tripletex AS leverer regnskapssystemet vårt og bistår med fakturering og bokføring sammen med autoriserte regnskapsførere.
Kommunikasjon: Nyhetsbrevtjenesten vi benytter til utsendelser fremgår i hver e-post, og vi har databehandleravtale med leverandøren.
Arrangementsleverandører: Tekniske underleverandører, foredragsholdere og partnere får relevant deltakerliste når det er nødvendig for logistikk eller sikkerhet. De forpliktes til å bruke opplysningene kun til avtalt formål.
Medarrangører og programpartnere: Enkelte sesjoner leveres sammen med fagpartnere. Når det er nødvendig deler vi navn, rolle, virksomhet og tilretteleggingsbehov slik at de kan planlegge sin del av programmet. De kan ikke bruke kontaktinformasjonen din til egne utsendelser.

Ved forespørsel kan vi dele navnelister med hovedpartnere for å organisere møter og nettverksaktiviteter. Du kan reservere deg mot dette i påmeldingen eller ved å ta kontakt i etterkant.

Lagringstid

Vi lagrer personopplysninger bare så lenge de er nødvendige for formålet og i tråd med lovpålagte krav. Opplysningene gjennomgås minst årlig og slettes eller anonymiseres når grunnlaget faller bort.

Deltaker- og dialogdata slettes senest 18 måneder etter arrangementet dersom det ikke foreligger videre samarbeid.
Regnskapsmateriale beholdes i minimum 5 år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven.
Markedsføringssamtykker registreres med dato og kilde. Vi fjerner deg umiddelbart når du trekker samtykket eller reserverer deg.
Foto og video vurderes fortløpende. Du kan be oss om å fjerne bilder hvor du er tydelig identifiserbar.

Sikkerhet

Vi beskytter personopplysninger gjennom tilgangsstyring, flerfaktorautentisering der det støttes og kryptert overføring. Leverandører får kun den tilgangen de trenger, og tilgangene revideres jevnlig.

Peak Production AS har etablerte rutiner for håndtering av avvik og opplæring i personvern. Eventuelle sikkerhetsbrudd loggføres og meldes til Datatilsynet og berørte personer når vilkårene er oppfylt.

Dine rettigheter

Du har rett til å:

Få innsyn i hvilke opplysninger vi behandler om deg.
Korrigere eller oppdatere feilaktige opplysninger.
Krev sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige.
Be om begrensning eller protestere mot vår bruk av opplysninger.
Få utlevert opplysninger i et strukturert, maskinlesbart format (dataportabilitet).
Trekk tilbake samtykke når behandlingen bygger på det.

Du har også rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vi ikke behandler forespørselen din på en tilfredsstillende måte.

Slik kontakter du oss

Send forespørsler om personvern til kontakt@empowrd.org. Merk henvendelsen med «Personvern» og beskriv hvilket krav du ønsker å utøve.

Vi bekrefter mottak innen fem virkedager og kan be deg bekrefte identiteten din.
Du får svar innen 30 dager. Dersom saken er kompleks, kan fristen forlenges én gang med inntil 30 dager til. Du blir informert om årsak og ny frist.
Eventuelle endringer eller slettinger dokumenteres slik at vi kan vise etterlevelse ved revisjon.

Du kan også sende brev til Peak Production AS, Drammensveien 130, 0277 Oslo dersom du foretrekker det.

Informasjonskapsler (cookies)

Empowrd benytter nødvendige og analytiske informasjonskapsler for å levere nettsiden og forstå hvordan den brukes. Vi bruker ikke reklamenettverk eller tredjepartssporing uten ditt samtykke. Se også egen oversikt over cookies for mer detaljer.

Barn og særlige kategorier

Empowrd henvender seg til profesjonelle aktører og er ikke rettet mot barn under 18 år. Vi samler ikke bevisst inn opplysninger om mindreårige, og forespørsler fra foresatte prioriteres.

Vi etterspør ikke særlige kategorier personopplysninger (som helseopplysninger). Dersom du likevel deler slik informasjon for å be om tilrettelegging, bruker vi den bare for å levere tiltaket og sletter den så snart oppfølgingen er fullført.

Endringer i erklæringen

Vi oppdaterer denne personvernerklæringen ved endringer i tjenester eller regelverk. Vesentlige endringer kommuniseres via e-post til registrerte deltakere og på denne siden.

Sist oppdatert: 7. november 2025.